O Tribunal de Contas do Distrito Federal deu um prazo de 30 dias para que a Secretaria de Educação (SEE/DF) responda quais unidades administrativas da pasta devem ser realocadas da Sede III, no SIA/DF, para o novo prédio locado em área nobre de Brasília, pelo custo de R$1,8 milhão por ano. A Corte também determinou que a pasta indique os custos atrelados à mudança de local. O novo espaço, que fica no Edifício Venâncio 3000, deve abrigar o acervo documental, além de outras unidades que estavam em funcionamento na Sede III.
A Corte de Contas também determinou que a Secretaria de Educação ajuste questões contratuais a fim de esclarecer e retirar da responsabilidade da SEE/DF os serviços que ficarão a cargo da locadora, tais como aqueles inclusos na taxa condominial (central de monitoramento e vigilância; brigada de incêndio; limpeza; coleta seletiva de lixo; elevadores; manutenção de extintor/hidrante; controle de acesso e vestiários) e que não constam no contrato.
A determinação, no âmbito do processo 00600-00000312/2023-40-e, foi feita após a análise de uma representação do Ministério Público de Contas (MPC) que questiona a mudança de espaço em imóvel público, sem custos de locação, para o imóvel particular.
Uma fiscalização do TCDF para examinar o mérito da representação identificou que a Sede III não estava em condições ideais de funcionamento. Além da falta de controle de temperatura e excesso de umidade havia problemas estruturais, principalmente nos telhados, que ofereciam riscos à proteção documental do acervo. “O acúmulo de material orgânico proveniente da vegetação sem cuidados e a evidente desorganização são fatores propícios à proliferação de agentes biológicos”, apontou o relatório técnico.
Na inspeção do novo local, o Tribunal identificou que, apesar das boas condições para armazenamento, o espaço não possui área suficiente e adequada para acomodar todas as unidades administrativas que funcionam na Sede III. Segundo o relatório, durante a visita à Sede foram observados em funcionamento, além do Arquivo Geral, a Diretoria de Controle Patrimonial e Almoxarifado (Dipat), a Gerência de Controle Patrimonial e Serviços Gráficos (Gepasg), bem como outros órgãos da SEE/DF.
A SEE justificou que a mudança de local busca melhorar as condições de armazenamento dos documentos e evitar a exposição do arquivo a diversos agentes de deterioração. Ainda segundo a pasta, o prédio da Sede III demandava intervenções estruturais de grande porte, motivo pelo qual a Secretaria alegou a necessidade de acomodar seu acervo em outro espaço.
